Thông báo về việc nghỉ phép – đi muộn – về sớm – vắng mặt trong công ty

Thông báo về việc nghỉ phép – đi muộn – về sớm – vắng mặt trong công ty

Việc bất cứ một thành viên nào trong công ty vắng mặt chắc hẳn cũng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Do đó, để tránh gây phiền toái cho những người xung quanh, hãy để ý tới việc liên lạc tới công ty khi đi muộn – về sớm – vắng mặt hoặc đột ngột xin nghỉ phép.

Nếu như đã sớm lên kế hoạch về các công việc gia đình như có đám giỗ, đám cưới hoặc nhập viện điều trị thì bạn nên cố gắng sớm nhất có thể để thông báo với cấp trên. Trong trường hợp cần thiết khẩn cấp, hãy gửi kèm cả những loại giấy tờ như đơn xuất trình lý do đi muộn hoặc đơn xin nghỉ phép nhé.

Trong trường hợp đã lên trước kế hoạch nghỉ phép, hãy cố gắng hoàn thành sớm nhất các công việc mà mình được giao. Và để chuẩn bị cho việc vắng mặt của bạn, hãy tổng hợp một cách dễ hiểu các tài liệu và tiến trình công việc để giúp cho cấp trên hay đồng nghiệp dễ dàng xử lý công việc thay bạn khi vắng bạn.

Với các trường hợp nghỉ dài ngày, hãy thông báo tới khách hàng và đối tác về sự vắng mặt của bạn và người sẽ thay bạn giải quyết công việc. Ngoài ra, sau khi đi làm trở lại đừng quên gửi lời cảm ơn và xin lỗi vì đã gây phiền toái cho họ trong thời gian bạn nghỉ việc nhé!

Thông báo khẩn cấp về việc đi muộn / về sớm/ vắng mặt

Đi muộn

Ở bất cứ công ty nào cũng đều có quy định về việc đi muộn của nhân viên và sẽ quy định người phụ trách tiếp nhận việc đi muộn. Ngay từ ngày đầu vào công ty, hãy hỏi người trực tiếp quản lý bạn xem “Nếu trong trường hợp đi làm muộn sẽ liên lạc với ai?” nhé.

Khi liên lạc tới công ty thông báo việc đi muộn, quan trọng là phải truyển đạt được hai điều:

  • Lý do đi muộn
  • Dự kiến đi muộn trong bao lâu và sẽ tới công ty lúc mấy giờ?

Nếu như bạn ở Nhật, trong trường hợp tới muộn do các lý do về sự cố giao thông đừng quên xin “Giấy chứng nhận trễ tàu – 遅延証明書ちえんしょうめいしょ tại các nhà ga xuống để xác minh cho lý do đi muộn nhé. Và dĩ nhiên khi tới cơ quan ngoài việc xuất trình giấy chứng nhận trễ tàu đừng quên gửi lời xin lỗi tới mọi người trong công ty.

Về sớm

Nếu đột nhiên phát sinh công việc của gia đình hay việc riêng cá nhân mà phải xin về sớm, hãy ngay lập tức xin phép cấp trên và bàn giao công việc cho những người ở lại nhờ giúp sức.

Cũng có trường hợp là bạn muốn xin về nhưng cấp trên hiện đang không có mặt ở công ty. Khi ấy, hãy nhờ người làm cùng bộ phận gửi lời xin phép tới cấp trên và hỏi thăm thời gian dự định khi nào cấp trên quay về công ty và trực tiếp gọi điện thoại xin về sớm.

Vắng mặt

Có những ngày sau khi thức dậy để chuẩn bị đi làm và nhận thấy cơ thể mình bất ổn, không khỏe trong người và ngày hôm đó không thể làm việc được, việc đầu tiên là hãy gọi điện cho cấp trên trình bày lý do xin nghỉ và giải thích rõ tình trạng hiện tại.

Điều cần làm tiếp theo là gọi điện ngay cho đồng nghiệp – người sẽ thay bạn thực hiện công việc trong ngày hôm nay để bàn giao và truyển đạt nội dung công việc.

Trong trường hợp bạn không thể gọi điện như đang đi cấp cứu, đang thực hiện phẫu thuật gấp… có thể nhờ người thân gọi điện giúp. Tuyệt đối không được để mất liên lạc với công ty nhé!

Quy tắc về việc đi gặp đối tác hoặc khách hàng

Trong phần này có 2 cụm từ tôi muốn các bạn được biết, đó là :

  • 直行ちょっこう : trực tiếp đi từ nhà tới địa điểm gặp khách hàng, đối tác mà không ghé qua công ty.
  • 直帰ちょっき : sau khi kết thúc công việc ở bên ngoài sẽ trực tiếp đi về nhà mà không ghé qua công ty nữa.

Không liên quan tới việc đánh giá bạn ra sao, nhưng quy định là để được 直行 hay 直帰 thì nhất định trước đó một ngày bạn phải nhận được sự đồng ý của cấp trên. Nếu có bản kế hoạch cụ thể có nhập vào các dữ liệu như : cách di chuyển, thời gian đi lại… thì việc truyền đạt và xin phép cấp trên sẽ dễ dàng hơn.

直行

Nếu có công việc đột xuất phát sinh bởi phía đối tác vào buổi sáng sớm, trước tiên hãy gọi điện ngay tới công ty. Hãy thông báo việc bạn sẽ ghé qua công ty đối tác ngay bây giờ, gặp ai bên phía công ty đối tác và dự kiến thời gian tới công ty. Trong trường hợp kế hoạch quay về công ty muộn hơn dự kiến, bạn cũng hãy cố gắng nhanh chóng liên lạc để phía công ty nắm được tình hình nhé.

Thời gian tiêu chuẩn được chấp thuận cho việc 直行 là công việc bên phía đối tác bắt đầu 30 phút so với thời gian vào làm việc tại công ty. Do thời gian gấp rút nên bạn có thể trực tiếp tới gặp đối tác mà không cần phải đến công ty.

Ví dụ : Công ty bạn vào làm việc lúc 8 giờ sáng nhưng lúc 8 giờ 30 bạn lại có hẹn gặp khách hàng. Vì vậy, bạn sẽ được đề xuất ý kiến xin 直行 với cấp trên.

直帰

Dù có muốn báo cáo với công ty tình trạng 直帰 thì cũng phải chờ tới thời điểm công việc hoàn tất mới được gọi điện thoại báo cáo. Lý do là bởi vừa để báo cáo công việc đã hoàn tất, vừa để xác nhận với công ty rằng có phát sinh nào xảy ra hay không.

Nếu muốn ra ngoài đi gặp gỡ đối tác hay khách hàng rồi về thẳng nhà luôn thì phải trình bày trước với cấp trên và chờ ý kiến được phê duyệt. Thời gian tiêu chuẩn chấp thuận cho việc 直帰 là dự tính thời gian kết thúc công việc bên ngoài vượt quá thời gian kết thúc công việc tại công ty.

Ví dụ : Công ty bạn tan làm lúc 5 giờ nhưng 4 giờ 30 bạn có cuộc hẹn với đối tác và dự kiến sẽ họp tới 5 giờ 30. Vì vậy, bạn sẽ được đề xuất ý kiến xin 直帰 với cấp trên.

Ý kiến từ người trong cuộc

Chị A – nhân viên phòng kinh doanh – 30 tuổi chia sẻ:

“Đi muộn 5 phút cũng là đi muộn”

“Buổi sáng tôi đã từng lỡ ngủ quên và nghĩ rằng sáng nay chẳng có việc gì quan trọng ở công ty cả. Do đó, tôi không liên lạc và nghĩ “chỉ là đi muộn 5 phút thôi mà có sao đâu”, tôi xuất hiện ở công ty trong trạng thái đi làm muộn và đã bị cấp trên nhắc nhở nghiêm khắc. Tôi đã để mọi người rất lo lắng cho mình vì nghĩ đã có vấn đề gì xảy ra. Sau sự việc đó, tôi đã nghiêm khắc kiểm điểm bản thân mình để không được suy nghĩ một cách chủ quan và ích kỷ như vậy nữa”.

Vậy là tôi đã chia sẻ cùng các bạn các trường hợp vắng mặt bắt buộc phải xin chỉ thị và nhận sự phê duyệt từ cấp trên. Hy vọng rằng các bạn luôn biết cách giữ liên lạc cũng như kết nối với công ty để luôn là người nhân viên được lãnh đạo và đồng nghiệp tín nhiệm.

yoiwork giới thiệu đến bạn danh sách việc làm tại Nhật Bản

CTA-IMAGE yoiwork là website thông tin việc làm kết nối doanh nghiệp với người nước ngoài có mong muốn tìm kiếm việc làm tại Nhật Bản. Website được tích hợp chức năng dịch tiếng Nhật, tiếng Anh, tiếng Việt nên doanh nghiệp và ứng viên có thể dễ dàng vượt qua rào cản ngôn để kết nối với nhau.